Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel com Banco de Dados
Conheça a Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel com Banco de Dados
Como você controla o resultado financeiro da sua empresa? A organização financeira e o controle das contas a pagar e a receber são de suma importância para a saúde financeira da empresa.
O sistema de contas a pagar e contas a receber vem ao encontro dessa necessidade, oferecendo uma solução completa, prática e simples de utilizar. Como trabalha com banco de dados, permite organizar um volume maior de informações e pode ser utilizado por vários funcionários ao mesmo tempo.
Mais do que registrar pagamentos e recebimentos, o objetivo é transformar os lançamentos financeiros em informações úteis para a gestão. Com os dados organizados, fica muito mais fácil acompanhar o que já foi realizado, o que ainda está em aberto, quais despesas estão previstas e quais receitas devem entrar no caixa.
A estrutura foi desenvolvida para facilitar a rotina de empresas que precisam controlar o financeiro sem depender de controles dispersos em várias planilhas. Você cadastra as informações uma vez e utiliza esses dados nos lançamentos, consultas e relatórios.
Menu
Veja uma planilha de contas a pagar e contas a receber criada em Excel com relatórios financeiros, fluxo de caixa e DRE.
O sistema possui uma estrutura organizada para centralizar as principais rotinas financeiras da empresa. A partir do menu, você acessa os cadastros, lançamentos, movimentações e relatórios sem precisar procurar informações em diferentes arquivos.
Veja todos os detalhes do sistema e controle agora mesmo detalhadamente as movimentações financeiras da sua empresa.
O sistema de contas a pagar e a receber em Excel possui um menu próprio que organiza e facilita o acesso às suas funcionalidades.
A proposta é tornar o controle financeiro mais rápido e consistente. Em vez de registrar uma informação em um local e consultar o resultado em outro, os dados são utilizados de forma integrada nas diferentes áreas do sistema.
Veja detalhadamente cada parte do sistema e entenda como cada recurso pode ser utilizado na rotina financeira.
Cadastros de Plano de Contas e Centros de Custos
Clicando no menu em Cadastros são exibidas opções para o cadastramento de Plano de Contas e Centros de Custos.
Essa etapa é importante porque define como os lançamentos serão classificados. Um cadastro bem estruturado melhora a qualidade dos relatórios e facilita a análise financeira posteriormente.
Antes de começar os lançamentos, recomendamos organizar as categorias de acordo com a realidade da empresa. Dessa forma, as informações registradas no dia a dia já estarão preparadas para gerar análises mais úteis.
Plano de contas
No plano de contas serão lançadas as categorias e subcategorias das contas de Despesa e Receita da empresa.
O plano de contas funciona como uma estrutura de classificação. Por exemplo, uma empresa pode ter a categoria “Despesas Operacionais” e, dentro dela, subcategorias como aluguel, energia elétrica, telefone, sistemas e serviços terceirizados.
Nas receitas, também é possível organizar as informações de maneira semelhante. Isso permite visualizar não apenas quanto a empresa recebeu, mas também de onde vêm os recursos.
O cadastro é muito simples e intuitivo. Para criar uma nova categoria, basta clicar no botão Novo. Para editar um item, dê um duplo clique sobre ele, faça a alteração e salve.
Da mesma forma, na opção de subcategoria pode ser cadastrada uma divisão do plano de contas, melhorando a organização e permitindo uma análise mais detalhada dos dados.
Uma boa prática é evitar categorias excessivamente genéricas. Quanto melhor definida for a estrutura, mais fácil será identificar onde os recursos estão sendo utilizados e quais receitas possuem maior participação no resultado.
Cadastro de Centro de Custos
No cadastro de centro de custos você pode cadastrar os centros de custos da empresa e, assim, controlar as contas a pagar e a receber por centro de custos ou de forma consolidada.
O cadastro também é muito intuitivo e nele você consegue cadastrar quantos centros de custos desejar.
Esse recurso é especialmente útil quando a empresa possui departamentos, filiais, projetos ou operações que precisam ser analisados separadamente. Assim, além de saber o resultado geral, você consegue entender como cada centro de custos participa da movimentação financeira.
Por exemplo, uma empresa pode trabalhar com centros de custos como Administrativo, Comercial, Produção e Operação. Ao classificar corretamente cada lançamento, os relatórios passam a oferecer uma visão muito mais detalhada.
Lançamentos de Contas a Pagar e Receber
Em Lançamentos, a tela seguinte é exibida. Nela, os lançamentos de contas a pagar e a receber são realizados.
São criados os lançamentos previstos e também podem ser baixadas as contas a pagar e a receber de forma simples e rápida.
A diferença entre lançamento previsto e realizado é importante para o controle financeiro. Uma conta pode ser cadastrada hoje com vencimento futuro e permanecer em aberto até que o pagamento ou recebimento seja efetivamente realizado.
No lançamento são escolhidos os seguintes campos:
- Tipo de conta: Despesa ou Receita.
- Classificação da conta: Categoria do Plano de Contas.
- Subcategoria: Subcategoria da conta.
- Descrição do Lançamento: Texto descritivo do lançamento.
- Quantidade de parcelas e recorrência: Quantidade de parcelas de contas a pagar ou a receber para serem criadas.
- Valor das parcelas: Valor de cada parcela.
- Vencimento da parcela inicial: Vencimento da parcela inicial.
- Centro de custos: Centro de custos do lançamento de contas a pagar ou a receber.
- Data da baixa: Data da baixa, pode lançar sem a data da baixa e baixar posteriormente.
- Valor da baixa: Valor efetivo da baixa.
- Status do lançamento: Situação do lançamento, se EM ABERTO ou REALIZADO.
A possibilidade de trabalhar com parcelas facilita bastante o cadastro de despesas e receitas recorrentes. Em vez de cadastrar cada parcela manualmente, você informa a quantidade, a recorrência e o valor, deixando o sistema responsável pela organização dos lançamentos.
Depois do lançamento, os filtros ajudam a localizar rapidamente registros específicos. Isso é importante principalmente quando o volume de movimentações aumenta e a consulta manual deixa de ser eficiente.
A busca pelas movimentações também é simplificada por filtros abaixo do formulário de movimentações, e a baixa das parcelas pode ser feita com um clique no botão correspondente.
Na prática, isso reduz o trabalho operacional e ajuda a manter o controle atualizado. Uma rotina financeira eficiente depende não apenas de registrar as contas, mas também de manter o status correto de cada lançamento.
Cadastro de Contas
Cadastre todas as contas da sua empresa no sistema. As movimentações são feitas por conta, permitindo controlar cada uma individualmente.
Você pode utilizar o cadastro para organizar as diferentes contas bancárias e financeiras utilizadas pela empresa. Isso permite acompanhar as movimentações de cada conta e, ao mesmo tempo, visualizar os dados de forma consolidada nos relatórios.
Essa separação é importante para evitar que movimentações de contas diferentes sejam misturadas. O controle passa a refletir de forma mais clara onde os recursos estão disponíveis e como eles estão sendo movimentados.
Movimentação de Contas
Na tela abaixo temos todas as transações realizadas na conta.
A movimentação funciona como um histórico financeiro da conta selecionada. Nela, você consegue acompanhar entradas e saídas e entender como o saldo foi formado ao longo do período.
Esse acompanhamento também facilita a conferência dos registros. Caso exista alguma diferença entre o controle e a movimentação real da conta, o histórico pode ser utilizado para identificar os lançamentos que precisam ser revisados.
Transferência entre Contas
No formulário de transferência podemos realizar a movimentação de valores entre contas de forma bastante simples.
Esse recurso é importante para situações como transferências entre contas bancárias da própria empresa. O valor sai de uma conta e entra em outra, permitindo manter o controle das duas movimentações sem tratar a transferência como uma receita ou despesa operacional.
Dessa maneira, o histórico financeiro fica mais coerente e os relatórios conseguem separar melhor o que representa uma movimentação interna do que efetivamente representa entrada ou saída relacionada à operação da empresa.
Fluxo de Caixa
Nos resultados consolidados temos o fluxo de caixa, que pode ser gerado de forma consolidada ou por centro de custos.
O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas para acompanhar a situação financeira da empresa. Ele permite visualizar as entradas e saídas ao longo do período e identificar com antecedência momentos de maior pressão sobre o caixa.
Com os lançamentos organizados, a análise deixa de ser baseada apenas no saldo atual. Você passa a ter uma visão do comportamento financeiro, considerando valores previstos e realizados conforme os registros existentes no sistema.
Fluxo de caixa com resultado consolidado:
Relatório de Contas a Pagar
O relatório de contas a pagar apresenta todas as despesas consolidadas por mês e por conta, com possibilidade de análise detalhada.
Esse relatório ajuda a responder perguntas importantes da rotina financeira: quanto a empresa precisa pagar, em quais períodos estão concentrados os vencimentos e quais categorias representam maior volume de despesas.
A análise das contas a pagar também ajuda no planejamento. Ao visualizar os compromissos futuros, a empresa consegue tomar decisões com mais informação e evitar que um pagamento importante seja esquecido.
Relatório de Contas a Receber
No relatório de contas a receber, temos também o relatório do período anual, consolidado ou por centro de custos e por plano de contas.
Esse acompanhamento é fundamental para entender quanto a empresa tem a receber e em quais períodos esses valores estão previstos. A análise das receitas futuras complementa o controle das despesas e contribui diretamente para uma visão mais completa do caixa.
Ao comparar contas a pagar e contas a receber, fica mais fácil identificar períodos de maior ou menor disponibilidade financeira e planejar as próximas movimentações.
Relatórios de Fluxo de Caixa
Nos relatórios de movimentação financeira, você pode selecionar o período desejado e emitir todas as movimentações de contas a pagar e/ou a receber.
O objetivo é permitir consultas direcionadas, sem a necessidade de analisar todos os registros cadastrados. Basta definir os parâmetros necessários e gerar o relatório correspondente.
Esse tipo de relatório é especialmente útil para conferências, fechamento de períodos e acompanhamento da evolução financeira da empresa.
O relatório é emitido conforme os parâmetros de tipo de conta, status da conta e vencimento.
Podem ser emitidos mais de 15 tipos de relatórios com filtros diferentes:
Controle Financeiro Mais Organizado
Um bom controle financeiro começa pelo registro correto das informações. Por isso, o sistema foi estruturado para que os dados sejam cadastrados, classificados e utilizados nos relatórios de forma integrada.
A lógica é simples: primeiro você organiza os cadastros; depois registra as contas a pagar e a receber; em seguida acompanha as baixas e movimentações; por fim, utiliza os relatórios para analisar os resultados.
Essa sequência evita um dos problemas mais comuns em controles financeiros: ter informações registradas, mas não conseguir transformá-las em uma visão clara da situação da empresa.
Também é importante manter uma rotina de atualização. Quanto mais próximo da realidade estiver o cadastro, mais confiáveis serão as consultas e os relatórios utilizados na tomada de decisão.
Como utilizar o sistema no dia a dia
Para começar, cadastre o plano de contas, os centros de custos e as contas utilizadas pela empresa. Essa configuração inicial cria a base necessária para os demais recursos.
Depois, registre as contas a pagar e a receber conforme elas forem identificadas. Utilize corretamente as categorias, subcategorias e centros de custos para manter os dados organizados desde o primeiro lançamento.
Quando um pagamento ou recebimento ocorrer, faça a baixa correspondente. Dessa forma, o sistema consegue diferenciar os valores que ainda estão em aberto daqueles que já foram efetivamente realizados.
Por fim, utilize os relatórios para acompanhar o desempenho financeiro. Não espere apenas o fechamento do mês para analisar os dados. O acompanhamento frequente permite identificar desvios e tomar decisões com mais rapidez.
Por que utilizar um sistema financeiro em Excel com banco de dados?
O Excel oferece grande flexibilidade para controles empresariais, e a utilização de uma estrutura com banco de dados torna o gerenciamento das informações mais organizado, especialmente quando existe uma quantidade significativa de registros.
A principal vantagem é centralizar as informações. Em vez de manter uma planilha para contas a pagar, outra para contas a receber, outra para o fluxo de caixa e outras para consultas, os dados são utilizados dentro de uma estrutura integrada.
Isso também facilita o trabalho em equipe, já que o sistema foi desenvolvido com banco de dados e pode ser utilizado por vários funcionários ao mesmo tempo, conforme a estrutura e configuração do ambiente de utilização.
O resultado é um controle mais profissional, com menos trabalho manual e mais facilidade para consultar informações financeiras importantes.
Conclusão
A Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel com Banco de Dados foi desenvolvida para centralizar e organizar a rotina financeira da empresa em uma única solução.
Com ela, você pode estruturar o plano de contas, cadastrar centros de custos, controlar contas, registrar despesas e receitas, trabalhar com parcelas, realizar baixas, acompanhar movimentações, transferir valores entre contas e gerar diferentes relatórios financeiros.
O grande diferencial está na integração entre os registros. O mesmo dado utilizado no lançamento pode alimentar consultas e relatórios, reduzindo retrabalho e facilitando a análise.
Se você precisa sair de um controle financeiro desorganizado e passar a trabalhar com uma estrutura mais clara, prática e profissional, esta solução reúne os principais recursos necessários para controlar as contas a pagar e a receber e acompanhar o fluxo financeiro da empresa diretamente no Excel.
