Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel BD e Controle de Acesso

Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel BD e Controle de Acesso

Conheça a Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel com Banco de Dados, controle de acesso, fluxo de caixa e relatórios financeiros.

Como você controla o resultado financeiro da sua empresa? Ter uma visão clara das contas a pagar, das contas a receber e das movimentações financeiras é fundamental para organizar o caixa e tomar decisões com mais segurança.

Quando essas informações ficam espalhadas em diferentes planilhas, arquivos ou controles manuais, aumenta o risco de erros, lançamentos duplicados e dificuldade para localizar informações importantes. A Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel foi desenvolvida para centralizar essas operações em uma única solução.

O sistema utiliza banco de dados e possui recursos de controle de acesso, níveis de permissão e log de eventos. Dessa forma, pode ser utilizado por vários funcionários, com os acessos e operações registrados no sistema.

Além do controle financeiro, a solução permite trabalhar com plano de contas, centros de custos, contas bancárias, lançamentos parcelados e recorrentes, baixas, transferências entre contas, fluxo de caixa e diferentes relatórios financeiros.

A proposta é prática: organizar os dados financeiros, facilitar os lançamentos e transformar as movimentações em informações que podem ser analisadas.

Menu

A planilha possui um menu próprio que organiza as principais funcionalidades do sistema e facilita a navegação entre cadastros, lançamentos, movimentações e relatórios.

Você pode acessar os recursos financeiros e administrativos de forma centralizada, evitando a necessidade de procurar cada controle em arquivos diferentes.

Veja a seguir como cada recurso pode ser utilizado na rotina financeira da empresa.

Controle de Acessos

O sistema possui um cadastro de usuários no qual você pode criar usuários e senhas para controlar o acesso à ferramenta. Dessa forma, diferentes funcionários podem utilizar o sistema conforme as permissões definidas.

Esse recurso é especialmente útil em empresas nas quais mais de uma pessoa participa da rotina financeira. Cada usuário pode ter seu próprio acesso, evitando o uso compartilhado de uma única credencial.

Níveis de Permissão

Além do cadastro de usuários, o sistema permite definir diferentes níveis de permissão. É possível controlar o acesso às telas e determinar se determinado usuário poderá realizar ações como visualizar, incluir, alterar, excluir e pesquisar informações.

Isso permite adaptar o sistema à estrutura da empresa. Um funcionário pode, por exemplo, ter acesso aos lançamentos, enquanto outro usuário pode possuir permissões diferentes para consultar ou alterar determinadas informações.

Log de Acessos e Eventos

Na tela de logs de acesso e eventos, é possível auditar os acessos realizados e verificar os procedimentos executados por cada usuário, incluindo o computador em que a ação foi realizada.

O log ajuda a manter um histórico das atividades realizadas no sistema e oferece mais visibilidade sobre as operações executadas pelos usuários.

Cadastros de Plano de Contas e Centros de Custos

No menu Cadastros, ficam disponíveis as opções para configurar o Plano de Contas e os Centros de Custos da empresa. Essa etapa é importante porque organiza a estrutura utilizada posteriormente nos lançamentos e relatórios.

Plano de Contas

No Plano de Contas são cadastradas as categorias e subcategorias utilizadas para classificar as Despesas e Receitas da empresa.

Uma estrutura de categorias bem definida facilita a organização dos lançamentos e melhora a análise dos resultados. Você pode adaptar o cadastro à realidade da empresa e criar uma divisão mais detalhada sempre que necessário.

O cadastro é simples e intuitivo. Para criar uma nova categoria, basta utilizar o botão Novo. Para editar um item existente, é possível dar um duplo clique sobre ele, realizar a alteração e salvar.

As subcategorias permitem detalhar ainda mais o Plano de Contas. Esse nível adicional de organização pode melhorar a análise dos dados e facilitar a identificação de onde estão concentradas as receitas e despesas.

Cadastro de Centro de Custos

No cadastro de Centros de Custos, você pode criar os centros utilizados pela empresa para acompanhar receitas e despesas de forma mais detalhada.

Com esse recurso, os lançamentos podem ser analisados individualmente por centro de custos ou de forma consolidada. Isso é útil para empresas que precisam acompanhar diferentes áreas, departamentos, unidades ou operações.

O cadastro é intuitivo e permite criar quantos centros de custos forem necessários para estruturar o controle financeiro.

Lançamentos de Contas a Pagar e a Receber

É na tela de Lançamentos que as contas a pagar e a receber são registradas. O sistema permite criar lançamentos previstos e realizar posteriormente a baixa das contas.

Um dos diferenciais é a possibilidade de trabalhar com parcelas e recorrências. Assim, você pode registrar uma operação que será distribuída em diferentes vencimentos, sem precisar cadastrar cada parcela manualmente.

No lançamento são escolhidos os seguintes campos:

• Tipo de conta: Despesa ou Receita.
• Classificação da conta: Categoria do Plano de Contas.
• Subcategoria: Subcategoria da conta.
• Descrição do Lançamento: Texto descritivo do lançamento.
• Quantidade de parcelas e recorrência: Quantidade de parcelas de contas a pagar ou a receber que serão criadas.
• Valor das parcelas: Valor de cada parcela.
• Vencimento da parcela inicial: Data de vencimento da primeira parcela.
• Centro de custos: Centro de custos relacionado ao lançamento.
• Data da baixa: Data em que o lançamento foi efetivamente baixado.
• Valor da baixa: Valor efetivamente realizado na baixa.
• Status do lançamento: Situação do lançamento, como EM ABERTO ou REALIZADO.

A busca pelas movimentações também é simplificada por filtros disponíveis abaixo do formulário. A baixa das parcelas pode ser realizada de maneira prática, facilitando o controle das contas que já foram efetivamente pagas ou recebidas.

Com isso, o sistema diferencia o que está previsto do que já foi realizado, permitindo uma visão mais organizada da situação financeira.

Cadastro de Contas

Cadastre as contas da empresa no sistema para organizar as movimentações financeiras por conta. Dessa forma, você pode controlar cada conta individualmente e também analisar os resultados de forma consolidada.

Essa estrutura facilita o acompanhamento das movimentações e ajuda a manter uma visão mais clara dos valores registrados em cada conta.

Movimentação de Contas

Na tela de movimentação ficam registradas as transações realizadas nas contas cadastradas no sistema.

Esse controle permite consultar o histórico das movimentações e acompanhar de forma mais organizada as entradas e saídas relacionadas a cada conta.

Transferência entre Contas

O formulário de transferência permite movimentar valores entre as contas cadastradas de forma simples e organizada.

Esse recurso é importante para registrar corretamente uma movimentação entre contas da própria empresa, mantendo o histórico das transferências separado dos demais lançamentos.

Fluxo de Caixa

Nos resultados consolidados, o sistema apresenta o fluxo de caixa, que pode ser analisado de forma consolidada ou por centro de custos.

O fluxo de caixa ajuda a visualizar as movimentações financeiras e a entender como as entradas e saídas estão distribuídas no período analisado.

Fluxo de caixa com resultado consolidado:

Relatório de Contas a Pagar

O relatório de contas a pagar consolida as despesas do período, permitindo analisar os valores por mês e por conta, além de consultar os detalhes dos lançamentos.

Esse tipo de visão facilita a identificação das obrigações financeiras e ajuda a organizar o acompanhamento dos pagamentos previstos e realizados.

Relatório de Contas a Receber

O relatório de contas a receber permite analisar os valores previstos e registrados no período, com possibilidade de consolidação por centro de custos e por Plano de Contas.

Com essa visão, fica mais fácil acompanhar os recebimentos e identificar como as receitas estão distribuídas na estrutura financeira da empresa.

Relatórios de Fluxo de Caixa

Nos relatórios de movimentação financeira, você pode selecionar o período desejado e consultar as movimentações de contas a pagar e/ou a receber.

Os filtros permitem direcionar a análise conforme diferentes critérios, como tipo de conta, status e vencimento. Isso facilita a busca por informações específicas sem precisar analisar todos os lançamentos individualmente.

O relatório pode ser emitido conforme os parâmetros de tipo de conta, status da conta e vencimento, permitindo diferentes formas de consulta das movimentações.

Podem ser emitidos mais de 15 tipos de relatórios com filtros diferentes:

Como organizar o controle financeiro da empresa

Para aproveitar melhor a planilha, o ideal é começar estruturando os cadastros antes de realizar os lançamentos. Primeiro, configure o Plano de Contas e os Centros de Custos. Em seguida, cadastre as contas que serão utilizadas nas movimentações.

Depois dessa configuração inicial, os lançamentos podem ser registrados conforme as contas são geradas ou recebidas. As informações ficam armazenadas no banco de dados e podem ser consultadas posteriormente pelos filtros e relatórios disponíveis.

Uma rotina consistente de lançamentos é essencial. Quanto mais atualizados estiverem os dados, mais úteis serão os relatórios e o fluxo de caixa para a análise financeira.

Previsto x Realizado

Um controle financeiro eficiente precisa diferenciar aquilo que está previsto daquilo que já foi efetivamente realizado. Por isso, o sistema permite registrar os lançamentos e posteriormente realizar a baixa das parcelas.

No caso das contas a pagar, isso permite acompanhar compromissos que ainda serão pagos. Nas contas a receber, permite acompanhar valores previstos e registrar posteriormente o recebimento.

Essa separação melhora a leitura dos dados e ajuda a evitar que valores previstos sejam confundidos com movimentações já realizadas.

Parcelas e Recorrências sem Cadastro Manual

Despesas e receitas parceladas fazem parte da rotina de muitas empresas. Cadastrar cada parcela individualmente pode gerar trabalho desnecessário e aumentar o risco de inconsistências.

Com o recurso de quantidade de parcelas e recorrência, o sistema permite criar os lançamentos correspondentes a partir das informações cadastradas no lançamento inicial.

Isso torna o processo mais rápido e facilita a manutenção do calendário financeiro, principalmente quando existem operações com diversos vencimentos.

Análise por Centro de Custos e Plano de Contas

Nem sempre saber o total de receitas e despesas é suficiente. Muitas empresas precisam entender onde os valores estão sendo gerados ou consumidos.

Com o Plano de Contas, os lançamentos podem ser classificados por categorias e subcategorias. Já os Centros de Custos permitem separar as movimentações conforme a estrutura definida para a empresa.

Essa organização torna os relatórios mais úteis e permite analisar os dados de maneira consolidada ou segmentada.

Banco de Dados para Centralizar as Informações

A utilização de banco de dados é um dos diferenciais da solução. Em vez de depender apenas de uma tabela extensa para armazenar todas as informações, o sistema trabalha com uma estrutura própria para registrar os dados financeiros.

Isso permite organizar usuários, lançamentos, contas, categorias, centros de custos e movimentações de forma integrada.

Na prática, o objetivo é oferecer uma experiência mais próxima de um sistema de gestão, utilizando o Excel como interface para operação e consulta das informações.

Principais Recursos

• Banco de dados: centralize os registros financeiros do sistema.
• Controle de usuários: cadastre usuários e senhas para acesso ao sistema.
• Níveis de permissão: controle ações de visualização, inclusão, alteração, exclusão e pesquisa.
• Log de eventos: acompanhe acessos e procedimentos realizados pelos usuários.
• Plano de Contas: organize categorias e subcategorias de receitas e despesas.
• Centros de Custos: acompanhe as movimentações por centro de custos ou de forma consolidada.
• Contas a pagar: registre despesas, parcelas, vencimentos e baixas.
• Contas a receber: organize receitas previstas e recebidas.
• Parcelas e recorrências: crie lançamentos com diferentes vencimentos.
• Movimentação de contas: acompanhe as transações realizadas.
• Transferência entre contas: registre movimentações entre contas da empresa.
• Fluxo de caixa: acompanhe as movimentações de forma consolidada ou por centro de custos.
• Relatórios financeiros: analise as informações por diferentes períodos, tipos, status e classificações.

Mais Organização para a Gestão Financeira

A rotina financeira exige informações atualizadas e organizadas. Saber quanto a empresa tem para pagar, quanto tem para receber, quais contas já foram baixadas e como o dinheiro está sendo movimentado ajuda a construir uma visão mais clara do negócio.

A Planilha de Contas a Pagar e a Contas a Receber Excel com Banco de Dados e Controle de Acesso reúne esses controles em uma única solução, permitindo que os dados sejam registrados, consultados e analisados de maneira integrada.

O sistema foi pensado para empresas que precisam de mais organização sem necessariamente começar com uma solução complexa. Com os recursos de banco de dados, permissões, lançamentos e relatórios, você consegue estruturar uma rotina financeira mais profissional utilizando o Excel.

Centralize suas contas, organize seus lançamentos, acompanhe o fluxo de caixa e tenha mais controle sobre as movimentações financeiras da sua empresa.